Allestire una sala riunioni efficiente
Il 37% del tempo che trascorriamo a lavorare è dedicato alle riunioni, lo ha evidenziato una ricerca condotta dal National Statistic Council. Addirittura, per i manager la percentuale arriva fino al 50%. Di conseguenza non si può non ignorare l’importanza del corretto allestimento di una sala conferenze. NOA By Ricoh, azienda leader nel campo del visual, ha pronti per voi 4 consigli per allestire una sala riunioni efficiente, oppure per ottimizzare quella già in essere:
In primo luogo bisogna scegliere una sala riunioni abbastanza ampia. Lo spazio minimo per persona è una cosa fondamentale, è importante accertarsi che la stanza scelta per essere adibita a Conference Room sia abbastanza ampia per il numero massimo di persone che intende ospitare. Solitamente si calcolano 0,5 mq a persona, che garantisce a ciascun partecipante un quadrato 50 × 50 cm a disposizione. Importante anche lo spazio tra una sedia e l’altra: bisogna considerare almeno 10 o 15 cm di distanza tra le postazioni, per evitare che si creino spiacevoli situazioni di invasione dello spazio altrui.
Foto: NOA
NOA sale riunioni: 4 consigli per allestire una sala riunioni efficiente
Inoltre, è preferibile prediligere la luce naturale: la soluzione ideale sarebbe avere ampie vetrate, ma non sempre è una cosa possibile. In questo caso è importante pensare a un impianto di illuminazione regolabile, che non dia troppo fastidio gli occhi e magari con più lampade e diversi interruttori. Qualora ci siano invece finestre, è bene predisporre tende e tapparelle per oscurare la luce nel momento in cui si vogliono presentare slides o diapositive.
Come terzo passo, è importante investire in una buona lavagna interattiva. La sala riunioni nasce solitamente con lo scopo di lavorare in gruppo, di conseguenza sono necessari gli strumenti adatti. Questi comprendono sicuramente una LIM che garantisca uno spazio digitale per scrivere, schematizzare e fare brainstorming, oltre che condividere con semplicità i documenti con chi non è presente alla riunione. Un’ottima soluzione è rappresentata dalla lavagna interattiva Ricoh D6510, un prodotto che consente di condividere progetti e ricevere feedback, anche da remoto.
Infine, bisogna attrezzarsi con sistemi di videoconferenza d’alta qualità, considerando quando video call e meeting online siano oggi asset più che affermati. Il team di NOA by Ricoh consiglia, per le sale più ampie, il VC4: un sistema di videoconferenza dotato di un MCU 4-siti ad elevate prestazioni. Questo offre anche una definizione streaming full-HD, insieme alla possibilità di condividere contenuti in risoluzione HD in tempo reale, con la funzionalità di registrazione attraverso la porta USB su una memoria esterna. NOA By Ricoh offre diverse soluzioni di allestimento della sala riunioni in base alla grandezza dello spazio. Per ricevere una consulenza personalizzata su come allestire la conference room del tuo ufficio, contatta il team NOA. Puoi chiamare in numero 02 66169324 oppure scrivere una mail a info@noa.it.
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